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企业信息化管理中合同管理软件的作用
作者:用捷软件    发布时间:2019-03-28
在各个行业中,合同管理已经作为了企业财务以及风险控制的必要手段,在企业信息化的建设中有着十分重要的作用,随着社会经济的不断发展以及企业信息化管理的不断发展,越来越多的企业不断的重视者企业的合同信息化管理。

目前,在通信设备、电力设备、医疗设备行业,贸易行业等,业务的发展产生了不可忽视的问题,合同管理混乱已经越来越影响企业的高效运作,如何保证企业各个部门之间的统一标准的协作,更好的控制企业的风险,提高企业管理者的决策效率并规避风险,都需要使用一个合适的信息化系统来进行管理,因此,用捷合同软件由此应运而生。

一:企业的痛点
1.企业文档管理难

传统的企业采用的是纸质合同的管理方式,或者采用office进度电子化管理,对于不同的人员需要查看合同信息的时候,就需要多个人协作进行查看,如果管理者进行查看的化,会浪费很多的时间。
2.收付款进度查看难

收付款作为企业的一个重要的生产指标,在合同进度管理中有着十分重要的作用,由于企业的合同比较多,即使是专业的财务人员也很难了解到各个合同的收付款进度,同时合同管理的混乱也会导致企业背负巨大的财务违约风险,管理者需要一个直观的合同管理软件来进度财务的进度管理。
3.施工进度的控制难

合同较多时。各个参与人员之间的协作信息也比较混乱,合同管理中采用传统的电话,word管理已经难以满足企业的工作需求,企业的管理人员也难以管理施工中的进度,这对于企业的客户维护是一个比较麻烦的事情。
4.进度预警困难

企业的每个合同在执行的过程中会有不同的时间节点,企业如何快速的管理这些时间节点也是一个十分困难的事情。比如收付款的预警提醒,发票提醒,施工提醒,等等其他的提醒事项。涉及的人员较多时,信息流会更加的混乱不堪。采用合适的合同管理软件能够解决这样的问题。
5.信息汇总困难

合同变更信息,发票信息,付款信息,货物信息,快递信息,施工进度等,如果存放在不同的文档中的化,采用手工的方式进行维护,由于各个信息的格式不同一,且无法进行之间关联,那么信息的收集将是一件苦难的事情,汇总信息数据将会消耗大量的时间,并且结果难以控制,对企业的决策将会产生很大的风险。
二:合同管理软件的产品概述

目前,市场上的合同管理系统比较多,但是少有高水平的合同管理软件,合同管理从合同的起草、审批、执行、进度控制等方向出发,结合不同的角色人员参与,是一套完整的合同管理体系。一套好的合同管理软件应该兼顾合同的整个生命周期中,协助企业管理企业的信息。包括合同数据的查看统计分析,预警等方式,合理的把握合同的进度,包括收付款的进度,发票进度,施工进度等,并直观的进行展示。另外,多种不同形式的合同,也能够进行汇总统计,形成报表数据。

三:合同管理软件的基本功能

合同管理软件作为一个提高企业信息化管理的工具来将,在功能上应包含以下功能:

1.合同的初步起草,审批等功能。

2.收付款进度的提醒,财务审批等

3.财务进行发票的开具和审批

4.施工进度,发票进度,财务进度的直观查看

5.各个不同角色人员的协同参与,信息共享,信息沟通等功能。
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