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合同应该如何管理?
作者:用捷软件    发布时间:2020-02-12

本来这个问题不算什么问题的,我一直觉得这个合同管理的问题,其实稍微经历过,大家基本上都能知道怎么管理的。但为什么要单独作为一个话题来说呢,还是略有必要说明一下背景:

1、要到年底了,年初就要审计了,合同管理方面,万一做的不到位或者没有找到思路,可以参考以下;

2、上周在某群里,有同学提出合同到底应该怎么管理,而且貌似讨论氛围比较激烈,我当时也谈出了我的观点,今天在此再次整理后发表综合总结内容;

3、很多事情,我们只追求“做完了”,而没有理解“做好了”的结果对我们的真正好处;

4、为什么主题是“民企”,因为国企和外企“相对”健全一些,尤其外企是走格子的,民企是画格子的,这个您懂,我不赘述。

 

我们的很多民企,经历过的和听说过的,在合同管理方面,大致会出现两方面问题:

第一,管理不到位;

第二,协同管理效率低。

那么,针对合同管理,如何进行合同本身的管理以及协同管理?所谓的“协同管理”,是什么呢?控制?和谁协同,怎么协同,协同的效果是什么呢?对效率的哪个方面能够有影响?能给企业提升管理水平带来什么好处呢?

 

我们一起来看看一个案例,看下这个情景或者部分情景是否在您公司出现过。

看看案例中的财务总监是如何通过“合同管理”的协同管理,来洞察这个管理流程是否健康,进而来优化流程,在提高效率的同时,进而完善了相关的控制点的。

某公司是一家TMT创业公司,近年发展很快,不论是业务规模还是人员规模,都属于快速增长阶段。在进行平时的合同管理时,由于公司的快速发展,很多细节存在着一些问题。

合同的盖章管理由法务部负责,框架合同在法务部保管,个别合同在经办部门保管,执行金额和印花税管理由财务部负责。

新任财务总监来到公司后,每次看到大家针对这个工作如此的“繁忙”感到不解,“为什么一个简单的事情搞得这么复杂呢?”一直是财务总监在考虑的问题。

我们来分析下“合同管理”应该做什么,具体怎么做时,要从下面几个方面进行分析:

a) 合同的管理细节

所谓“合同管理”的细节,无外乎包括用章管理、台账管理、文档管理以及执行金额的管理;

用章管理:合同用什么章,每个章怎么用,什么地方用?公司先盖章再发送对方的事项,怎么进行事后管理;

台账管理:如何建立合同管理台账,台账什么架构和内容,谁来管理电子台账文档,台账文档是否开放,怎么开放?向谁公开;

文档管理:纸质合同怎么管理,在哪里管理,如何便于相关方查阅,有没有共享机制;

执行金额的管理:有没有,做这个的意义是什么?

b) 合同管理的协同性有哪些

说到所谓的“协同性”,按照百度的定义:“协同是指元素对元素的相干能力,表现了元素在整体发展运行过程中协调与合作的性质。结构元素各自之间的协调、协作形成拉动效应,推动事物共同前进,对事物双方或多方而言,协同的结果使个个获益,整体加强,共同发展。导致事物间属性互相增强、向积极方向发展的相干性即为协同性。”

那么用白话怎么说呢?

就是在公司运营链中,每个工作看似只是一个独立的工作环节,但各个环节之间是有内在联系的,如果你只考虑到了一个环节,而没有考虑其他环节的工作,就会只能实现“做了”。而如果把在做自己负责环节的工作内容时,也考虑了其他环节内容是否和自己负责内容存在的相关性,并加以实施改善,则很有可能实现“做好了”。

具体到合同管理的内容,还涉及到哪个部门的工作,涉及的切入点在哪,在什么时点切入;

在这里我们就要谈到所谓的“协同性”话题,就是说如何做我们能够将重复的工作化繁为简,前后有序,降低传递损耗的同时,做到面面俱到,同时实现“控制”。
 

各节点:

(假设合同管理部门为法务部,总公司和分公司的合同管理模式一致)

  • 法务部管理盖章手续,公章和合同专用章没有区别管理;
  • 合同条款确定后,公司先盖章,然后发给对方再盖章;
  • 合同在双方盖章完毕,框架合同在法务部管理,个别合同在经办人部门管理;
  • 合同执行金额以及进度管理,需要单独确认,即查询进度管理时,再现场逐一计算并查询;
  • 财务部如果对合同进行资金预算时,需要到各个经办部门查询数据;
  • 财务部对合同进行印花税管理时,也是主要依靠合同经办部门的数据提供;
  • 合同管理及印花税等管理,涉及的部门分别为法务部、经办部门、财务部。
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