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企业合同管理要点
作者:用捷软件    发布时间:2019-11-20

合同不仅是企业从事各种经济活动,取得经济效益的桥梁和纽带,同样也是产生纠纷的根源,企业经营中的很多风险都是由于合同管理不善所导致的。如何有效的进行合同管理,提高企业的经济效益,是每一个企业都需要重视的话题。我们说合同管理软件是企业法律风险管理的中心和重点相信都能理解和认同,但很多中小企业在合同管理上还远远不够,对中小企业来说我们希望首先做到以下几点,以形成基本的合同管理体系。

企业合同管理要点

合同管理要点1:妥善保存,谨防改动

合同签署,只是在合同生命流程中的一个部分。事实上,因为大部分商业活动都是在合同签署完成之后才正式开始的,所以将签署完成之后的合同保存妥当甚为重要,这也是合同管理要点的基础。

传统的纸质合同,一定要注意防盗和防损,避免合同遭受丢失、破坏或改动,否则就会丧失相应的法律效力。相比之下,现在的电子合同因其云端存储功能,在这方面会更有优势。

 

合同管理要点2:分类归档,方便调用

把合同保存好,只是合同管理的开始。想要在后期调用的时候更加方便快捷,就必须对每一份合同对建立相应的台账和档案,进行科学化的分类和归档。

 

合同管理要点3:专人管理,落实责任

合同管理最忌讳的,就是没有把责任落实到相应的人上面,造成“大家都有这个责任,但大家都认为别人在做”的现象。事实上,一个企业要管理好自己的合同档案,一定要有专门的个人或者团队去负责,建立权责制度。没有权限的员工不能随意调用查看合同,几乎已经成为合同管理要点中的一个不成文规定。

 

合同管理要点4:建立制度,全员遵守

企业内部合同管理的执行责任是落实到专人身上的,但不代表企业的其他员工就与此无关。在企业内部建立公司层面的合同管理制度,从全员的价值观上提升这个事情的重要性,使其能够积极配合合同管理人员的工作。

 

合同管理要点5:切合时间,推进进度

有些企业会错误的认为,合同管理就是把合同保存好,该看的时候就拿出来看。实际上因为很多工作是分阶段进行的,所以根据合同条款,实施推进合作的进度也非常重要,这才能发挥合同的最大价值。

那么,企业合同管理中存在哪些普遍性问题呢?

1、合同审批流程复杂,效率低下

企业合同审批流程非常的复杂,往往需要经过部门负责人、法务、管理层、财务等多层审批,不仅耗时长,还很容易影响合同签署效率。

2、合同管理工作量巨大

由于企业合同种类多,数量巨大,合同管理员需根据合同类型对纸质合同一一进行编号,并根据需求分门别类存放至相应的储藏柜中。重复机械性的工作极易出现人为失误的现象,同时巨量的合同查找起来也十分不便。

3、合同管理成本高

为了保证合同管理的安全性,企业需准备独立的存储室,并聘请专门的管理员来进行合同管理。无论是仓储成本还是人工成本,对于企业来说都是一项不可避免的硬性支出。

4、合同管理易出现突发状况

纸质合同容易受潮、易被蚊虫叮咬、被咖啡等液体污染,同时人工管理过程中也稍有疏忽,就会导致合同被偷窃、被损毁、被篡改等状况的发生。

要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制度入手,建立规章制度,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理制度,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、保存,法人授权委托办法,合同档案管理,合同专用章管理,合同履行情况登记,合同纠纷处理机制,合同定期统计与考核检查办法,合同管理人员培训制度,合同管理奖惩与绩效考核等。企业通过建立一整套规范、科学的合同管理制度,同时,落实各项制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

上海乾圣信息科技有限公司精心打造的合同管理软件, 能够帮助企业解决合同管理中的常见问题.增加企业合同审批流程/财务数据汇总/销售人员信息汇总等功能.

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