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企业合同管理中的审计问题
作者:用捷软件    发布时间:2019-04-02

企业之间的经济联系需要合同审核和合同管理等工作来实现,所以,合同管理工作成为企业发展中一项非常重要的任务。企业在合同管理工作中,需要先经过合同审核程序,通过审核程序来发现问题,以此来确保企业的经济利益。合同作为企业经营管理活动中的重要一环,直接关系到企业的经济利益,为此,必须有效的开展经济合同的审计工作,以保证企业的利益不受损害。通过有效的通过合同管理软件开展合同审计工作,有助于完善合同条款,强化企业内部控制机制,加强相关业务部门责任,确保合同合法合规,避免或减少经济纠纷,防范合同风险,依法维护企业的合法权益。

 

  一、经济合同审计的概念、方式及内容

1.概念

合同审计是指内部审计机构和人员对合同的签订、履行、变更、终止过程及合同管理进行独立客观的监督和评价活动。在审计经济合同时应当全面考虑,不仅要考虑到当前的状况,还要分析未来的发展状况。一般来说,审计的目的在于通过审计监督发现并解决问题,同时根据审计出的问题举一反三排查经济合同存在的其他漏洞并及时填补,通过经济合同审计这一方式来保护合同内的双方企业的合法权益。

2.审计方式

(1)经济合同审计分为事前审计、事中审计和事后审计三种方式。事前审计是指在经济合同正式签订之前而进行的审计;事中审计是指经济合同已经签订完毕,合同双方正在履约过程中而进行的审计;事后审计是指经济合同已经签订完毕,并且合同双方对合同中的有关条款已经履约完毕后进行的审计。

(2)经济合同原则上实行事前审计,审计人员可根据不同经济合同的性质和审计需要,采取事前审计、事中审计和事后审计相结合的审计方式。

3.审计内容

(1)审计人员对合同的合规性、合理性及合同价款的经济性进行审计。

(2)审查订立经济合同的双方,是否具有签约资格和履行合同的能力,有无擅自扩大经营范围,欺骗或夸大履约能力的行为。

(3)审查经济合同的主要条款是否完整、准确。是否符合《中华人民共和国经济合同法》的有关要求,有无侵犯企业合法权益问题。

(4)审查经济合同签约的价款或酬金是否公平、合理,有无损害企业利益,对高出合理价格部分提出审计调整意见。

(5)审查订立经济合同的程序和方式是否符合《中华人民共和国合同法》及公司有关规定,订立程序是否规范有效。

(6)审查经济合同的履行情况,是否存在以次充好、以假乱真等欺骗行为,审查合同的变更、解除以及违约的处理情况,是否理由正当、手续完备、程序规范。

(7)审查设备购置及建设工程合同款源是否落实,费用支出是否合理。

  二、合同审计中应重点关注的常见问题

在经济合同的审计过程中,有以下常见问题,在审计时需特别关注:

1.虚假的经济合同

导致此类问题发生的主要原因是审计部门对合同内容的了解程度不够,导致签订经济合同的过程中无法进行有力地监督,从而使企业内部的合同经办人员为了谋取私利与合同对方人员一起串通,签订了根本不存在实际业务的虚假经济合同,套取了企业资金,严重损害了企业的经济利益。

2.模糊的合同条款

这一问题主要表现在对合同内容表达不清,缺乏详细的描述,比如要购买一台设备,有的经济合同条款中既没有标明设备的规格和型号,也没有标明所花费的资金细节,甚至对质保期和违约责任也缺乏描述。这方面的问题会导致在合同的执行过程中,双方当事人发生争执和纠纷。

3.缺乏对合同的执行力

这类问题主要表现在有的企业对于合同条款不够重视,不能按照合同条款严格执行,一旦因为自身原因没有履行好合同中规定的己方的义务,那么合同相对方有权要求其进行违约赔偿,会对本单位造成很大的经济损失,且严重影响企业的声誉。

  三、加强合同审计工作采取的措施

1.建立完善的规章制度

企业必须要建立一个全面的合同审计制度和合同管理软件,将合同审计推向制度化、经常化、科学化。制度化指的是将任务责任明确的每个人,使一切的动作步骤都按照制度规定有条不紊的进行。经常化指的是需要通过宣传或者教育的方式将合同审计推广到每个部门,从而使各个部门更好的配合审计工作。科学化指的是将经济合同审计过程加以科学的指导,形成科学合理的步骤。一旦遇到比较重大的项目合同,审计部门必须严格按照规章制度进行工作,及时的发现存在的问题并且做出相应的解决对策,如果遇到特殊情况需要共同商议探讨,根据实际的情况改变策略。

2.加强与被审计部门的沟通

沟通可以使工作更有效、更及时的开展。在开展合同审计工作的过程中,合同审计人员要与被审计部门进行及时、友好的沟通,以便能够取得理解,使审计工作顺利的开展下去,这也是经济合同审计工作进行的必要条件。如果在没有与被审计部门进行沟通的前提下,就对合同提出审计意见,那么则很难保证接下来工作的顺利进行,也对会后续工作造成困扰,更无法保证经济合同的平等合理性。因此,开展经济合同审计工作时,应与相关部门进行友好、坦诚的沟通,并且听取相关部门的意见,针对这些意见提出更合理更人性化的审计方针。

3.通过多种审计方式开展合同审计,强化合同审计效果

(1)建立集审查制度。对于金额大、非经常性交易、某些重要合同实行会审制度,减少审计人员个人判断的失误。

(2)加大现场审计力度。对于重要的商务谈判及招标要开展现场跟踪审计,吃透情况,掌握信息,及时发现合同签约前的内控失效。

企业之间的经济联系需要合同审核和合同管理等工作来实现,所以,合同管理软件工作成为企业发展中一项非常重要的任务。企业在合同管理工作中,需要先经过合同审核程序,通过审核程序来发现问题,以此来确保企业的经济利益。

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